Som konsulentvirksomhed har vi hos Compell mange forskellige opgaver for lige så forskellige kunder.
Mange af disse opgaver opstår ad hoc, og de følger dermed ikke en fast planlægning. De har tværtimod tendens til at være kendetegnet ved uforudsigelighed, relativt korte deadlines og involvering af flere samarbejdspartnere.
For at håndtere disse opgaver løbende og på en intelligent vis har den enkelte medarbejder brug for overblik og kontrol, så opgaverne kan prioriteres bedst muligt, og arbejdsdagen forbliver fleksibel og åben overfor hastesager. Det kræver et godt opgavestyringssystem.
Kriterier for et godt opgavestyringssystem
Hvad kendetegner et godt opgavestyringssytem? Det er spørgsmål nr. 1, når man som virksomhed er på udkig efter et system, der kan hjælpe en med at få styr på ad hoc-opgaver og deadlines.
Og vi har naturligvis brainstormet over netop det spørgsmål i forbindelse med vores eget valg af opgavestyringssystem. Her følger vores bud på et svar.
[framed_box]
Et godt opgavestyringssystem sikrer:
- overblik over alle opgaver.
- effektivisering af arbejdsprocesserne (da opgaver kan uddelegeres uden mundtlig overlevering).
- større kontrol over opgaverne.
- bedre håndtering af deadlines.
- klar delegering af opgaverne.
- mulighed for hurtigere feedback og bedre kommunikation.
[/framed_box]
Valg af opgavestyringssystem
Efter at have identificerede et behov for at benytte os af et fælles projektstyringssystem her på kontoret, gik vi på jagt efter et system, der kunne modsvare ovenstående krav. Systemet skulle give et samlet overblik, kontrol over hvem, hvad og hvornår i forhold til den enkelte opgave og i sidste ende gøre vores interne arbejdsgange mere effektive.
Der findes, ikke overraskende, mange forskellige opgavestyringssystemer på markedet, og hos Compell valgte vi at afprøve systemet Asana. En af Asanas stiftere er en af bagmændene bag Facebook, og vi forventer dermed et vist kvalitetsniveau og ikke mindst en investering i systemet, der sikrer en optimal drift og udvikling.
Vi valgte dog først og fremmest systemet, fordi det i opbygning og funktionalitet virkede til at svare rigtigt godt til vores behov.
En kort gennemgang af Asana
Asana er bygget op, så alle brugere løbende kan tilføje opgaver til sig selv såvel som andre brugere i systemet. Opgaverne organiseres inden for projekter, og det enkelte projekt kan yderligere inddeles i underkategorier såsom PR, linkbuilding, sociale medier og teknik.
Opgaverne kan prioriteres efter vigtighed, og de kan naturligvis tilskrives en deadline. Brugeren har mulighed for at se en liste over kommende opgaver, der tydeligt angiver vigtige opgaver og opgaver, hvis deadline nærmer sig.
Når en opgave er afsluttet, markerer ejeren af opgaven dette, og han eller hun har herefter mulighed for at arkivere opgaven, så den ikke længere er synlig i opgaveoversigten.
Desuden kan brugeren tilføje andre brugere som ‘followers’ til den enkelte opgave. Alle opgavens followers vil herefter se kommentarer tilføjet til opgaven, så det bliver let at videndele på tværs i virksomheden.
[framed_box]
Vores valg af Asana var baserede på, at systemet:
- var brugervenligt
- havde et nemt login
- var tilgængeligt på alle platforme og browsere
[/framed_box]
Vores erfaring med systemet
Asana har været med til at skabe overblik på såvel medarbejder- som projektlederniveau. Systemet har skabt rigtigt gode rammer for, at ad hoc-opgaver bliver fordelt i forhold til deadlines og andre prioriterede opgaver lige så hurtigt, som de opstår.
Det har samtidigt skabt en mulighed for videndeling på tværs af medarbejdere, der er guld værd. Vi er med andre ord rigtigt glade for vores opgavestyringssystem, der uden tvivl kan anbefales.
